Blog 25.03.2020

Automatisierung 2.0 – Ein neues Feature visualisiert den gesamten Änderungsverlauf im Prozess

Franz Kummer

Mithilfe des kürzlich eingeführten Features, der «Zeitachse», führt DocEngine neu automatisch Protokoll des gesamten Änderungsverlaufs während der Bearbeitung eines Dokuments. Ein einfacher Mausklick macht ersichtlich, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat.

Insbesondere Arbeitszeugnisse lassen sich durch die Zeitachse hochgradig automatisieren. Vorgesetzte können beispielsweise ein Zwischenzeugnis erstellen und dieses im Prozess digitalisiert dem betreffenden Mitarbeiter zurückgeben. Dieser kann bei Differenzen durch den Einsatz dieses Tools Kommentare und Korrekturvorschläge anbringen. Für beide Parteien ist der Änderungsverlauf jederzeit ersichtlich, wodurch das gegenseitige Abstimmen um einiges erleichtert wird. Damit gehört der lästige Papierkrieg definitiv der Vergangenheit an. Wie das Ganze funktioniert, soll im Folgenden am Beispiel der Erstellung eines Zwischenzeugnisses aufgezeigt werden.

Part 1: Anzeige des veränderten Werts im Fragebogen

Sobald jemand einen Wert im Fragebogen verändert, wird die Änderung durch ein Sternchen * gekennzeichnet. Damit der gesamte Änderungsverlauf ersichtlich wird, muss nur mit der Maus über die markierte Stelle gefahren werden.

Part 2: Letzte Änderung zurücknehmen

Mit einem Klick auf das Sternchen erhält man die Möglichkeit, die letzte Änderung zurückzunehmen.

Part 3: Einfluss der Änderungen auf das Dokument

Veränderte Werte im Fragebogen führen meistens auch zu Auswirkungen auf das generierte Dokument. Dieses besteht aus Bausteinen, welche auf bestimmte Werte reagieren und das Dokument bei Veränderungen automatisch anpassen. Falls automatische Änderungen erfolgen, wird auch die Ursache der Änderung im Dokument beim Fragebogen ersichtlich gemacht.

Part 4: Verlauf der Textänderungen

Nicht nur die Änderungen der Werte werden automatisch angezeigt, sondern auch Änderungen am Text selber. Dabei ersichtlich sind Bearbeiter, Uhrzeit und die vorgenommene Änderung.

Part 5: Visualisierung früherer Zustände auf der Zeitachse

In einem «Workflow» bearbeiten oft mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument. Auf der Zeitachse werden alle Zustandswechsel dokumentiert. Es ist jederzeit einsehbar, wer wann Einfluss auf das Dokument genommen hat. Die oft gestellte Frage «Aber das war doch vorher anders?» erübrigt sich somit, denn frühere Zustände können problemlos durch einen Mausklick abgerufen werden.

Part 6: Rollback auf früheren Zustand

Die Zeitachse ermöglicht es auch, die entsprechenden Rechte vorausgesetzt, das Dokument auf einen (selbst erstellten) früheren Zustand zurückzusetzen.